Questions fréquentes

En un clic, par salarié ou pour toute l'entreprise, un export PDF ou ZIP des documents clés demandés lors d'un contrôle : feuilles de pointage, contrat de travail (depuis les Documents), fiches de salaire si elles sont importées, demande patronale STM avec certificat d'envoi et fiche d'aptitude, et registre des congés, généré par Workplan depuis la gestion des congés ou importé de votre fiduciaire si vous préférez.

Oui. À chaque embauche, Workplan prépare la « Demande patronale » officielle du STM. Si vous activez l'option, il l'envoie au centre STM choisi, seulement après votre validation : rien ne part automatiquement. Les réponses du STM sont rattachées à la fiche du salarié, et vous confirmez le rendez-vous. Le délai légal est indiqué (avant l'entrée en service pour le travail de nuit et les postes à risque, sinon dans les 2 mois). Pour les services ASTF et STI, la demande est préparée et prête à transmettre. Chaque demande est archivée avec une copie du formulaire envoyé et un certificat d'envoi (date, heure, centre STM, référence), imprimable ou téléchargeable en PDF à tout moment. Un oubli peut coûter jusqu'à 25 000 € d'amende (art. L.327-2 du Code du travail).

Aux entreprises établies au Luxembourg qui gèrent des équipes en horaires variables : logistique, restauration, commerce, nettoyage, ateliers, services. De 3 à plusieurs centaines de salariés.

Non. Workplan fonctionne dans le navigateur et s'ajoute à l'écran d'accueil de l'iPhone ou d'Android comme une app. Les mises à jour sont automatiques.

Avec leur numéro de téléphone et un code PIN de 4 à 6 chiffres, puis Face ID ou leur empreinte. La connexion par e-mail reste possible.

Oui, avec la borne : une tablette posée à l'entrée, sur laquelle chacun choisit son nom et tape son PIN. Une photo est prise à chaque pointage. Utilisez votre propre tablette (gratuit, mode borne inclus) ou achetez le Pack Borne à 549 € HT, livré configuré.

Non. Vos salariés continuent toujours à pointer, aucun pointage n'est perdu. En cas d'impayé, vous recevez des rappels pendant 7 jours, durant lesquels vous ne pouvez plus publier de nouveaux plannings. Ensuite, l'espace responsable n'affiche que la page de paiement ; vos données sont conservées. Pour réactiver, vous réglez en un seul paiement tous les jours depuis la dernière période payée, au prix mensuel de l'offre (même en annuel, sans Extras pour la période de suspension), plus le mois en cours à partir du jour de la réactivation. Le détail s'affiche avant le paiement.

Si vous l'activez pour une équipe, le pointage n'est accepté que dans la zone du lieu de travail. La position est enregistrée au moment du pointage seulement, jamais en continu.

Oui. Période de référence de 1 à 4 mois par salarié, ou sans POT. La cible, le solde et les heures supplémentaires sont calculés à la fin de la période.

En heures : 208 h par an à temps plein, au prorata pour le temps partiel. Un jour de congé retire les heures prévues ce jour-là.

Non. Avec l'Export comptable / paie (inclus en Entreprise, option à 1,50 € HT par salarié et par mois en Essentiel et Pro, même en annuel), Workplan prépare les heures et absences du mois dans un fichier pour votre fiduciaire ou votre logiciel de paie.

L'export est un fichier mensuel des éléments variables de paie par salarié (heures, heures sup., nuit, dimanche, férié, absences), que toute fiduciaire peut reprendre. Écrivez-nous pour vérifier le format attendu par votre fiduciaire ou votre logiciel. La liste du personnel peut être importée depuis un fichier Excel.

Dans l'Union européenne, chez notre hébergeur Hostinger. Les mots de passe et PIN sont chiffrés ; la biométrie reste sur le téléphone du salarié.

Vous, en tant qu'employeur. PHOENIX GROUP est sous-traitant au sens du RGPD et signe avec vous un accord de traitement des données (DPA), inclus dans toutes les offres.

Depuis la page Abonnement de l'application, bouton « Résilier l'abonnement », après confirmation. Votre accès reste actif jusqu'à la fin de la période déjà payée : fin du mois civil en cours en mensuel, fin du contrat en annuel. Aucun autre débit, sauf les Extras du dernier mois, le 1er suivant. Vous pouvez annuler la résiliation jusqu'à cette date. Ensuite, la gestion est suspendue et toutes vos données sont supprimées définitivement 30 jours après la fin de l'accès (la date exacte s'affiche lors de la confirmation). Pour revenir ensuite, il faut créer un nouveau compte.

Oui. Vous exportez vos données à tout moment. Après une résiliation, vous pouvez encore demander un export à support@workplan.lu jusqu'à leur suppression définitive, 30 jours après la fin de l'accès.

Oui. Votre offre est attribuée selon le nombre de salariés déclaré à l'inscription : 6 à 14 Essentiel, 15 à 34 Pro, 35 et plus Entreprise (minimum 6). Vous pouvez choisir une offre supérieure, pas inférieure. Le minimum de l'offre (6, 15 ou 35) est toujours facturé, même s'il n'est pas atteint ; les salariés au-delà sont facturés au supplément de l'offre, au prix mensuel, au prorata des jours où ils figurent dans votre compte. Exemple en Pro : 15 salariés, prix de base ; 3 de plus pendant 10 jours d'un mois de 30 jours, 3 × 8,90 € × 10/30 = 8,90 € d'Extras ; 15 le mois suivant, de nouveau la base seule. Si votre effectif passe sous le seuil de votre offre (par exemple de 35 à 34), vous choisissez : passer à l'offre inférieure avec suppléments, ou garder la vôtre.

Oui : 7 jours, toutes les fonctionnalités et options incluses pendant l'essai (pointage, export paie, documents), quelle que soit l'offre choisie, sans carte bancaire. Rien n'est facturé si vous ne choisissez pas d'offre. Quelques jours avant la fin, nous prenons de vos nouvelles pour répondre à vos questions, vous aider à importer vos données ou configurer votre espace.

Par carte bancaire (paiement sécurisé par Stripe). Facturation au mois civil : le 1er de chaque mois, l'offre de base du mois et les Extras du mois écoulé (premier mois au prorata des jours). Mensuel sans engagement, ou annuel jusqu'à 17 % moins cher sur l'offre de base, payée d'avance pour l'année ; les Extras restent facturés chaque 1er au prix mensuel.

Oui, dans les offres Pro et Entreprise, pour tous les salariés. En Essentiel, c'est une option à 5 € HT par salarié du compte et par mois, même en annuel, que le salarié pointe ou non : app mobile, borne sur tablette, géolocalisation, Face ID et empreinte.

Oui : salariés, contrats, absences et plannings des mois passés. Incluse dans l'offre Entreprise ; pour les autres offres, écrivez-nous à support@workplan.lu.