Conditions générales de vente et d'utilisation

1. Objet et parties

Les présentes conditions régissent l'accès au service en ligne Workplan (planning, pointage, gestion des absences et du dossier du personnel), fourni par PHOENIX GROUP, 91, rue Cents, L-1319 Luxembourg, RCS B287017 (« PHOENIX GROUP »), à toute entreprise cliente (le « Client »). Le service est réservé aux professionnels ; le droit de la consommation ne s'applique pas.

2. Compte et utilisateurs

Le Client crée un espace, désigne un ou plusieurs administrateurs et invite ses utilisateurs (responsables et salariés). Il garantit l'exactitude des informations fournies et la confidentialité des accès. Chaque utilisateur accepte les présentes conditions d'utilisation lors de sa première connexion.

3. Essai gratuit

Un essai gratuit de 7 jours est proposé une fois par entreprise, sans moyen de paiement. Toutes les fonctionnalités et options sont incluses pendant l'essai, quelle que soit l'offre choisie. Workplan peut contacter le Client pendant l'essai pour l'accompagner (questions, démonstration, import des données, configuration). À son terme, sans paiement, l'accès administrateur est suspendu : les données sont conservées, les salariés continuent de pointer, et tout est rétabli dès le paiement (par carte bancaire uniquement).

4. Prix, facturation et paiement

Les prix sont indiqués hors taxes ; la TVA luxembourgeoise (17 %) s'y ajoute. L'offre est attribuée selon le nombre de salariés déclaré par le Client : 6 à 14 Essentiel, 15 à 34 Pro, 35 et plus Entreprise (minimum 6). Le Client peut choisir une offre supérieure, mais pas une offre inférieure à celle correspondant à son effectif. Le minimum de l'offre (6, 15 ou 35 salariés) est toujours facturé, même s'il n'est pas atteint, et couvert par le prix de base. Chaque salarié au-delà de ce minimum est facturé au supplément par salarié de l'offre, au prorata des jours où il figure, non archivé, dans le compte du Client. Si l'effectif du Client passe sous le seuil de son offre, le Client peut, à son choix, passer à l'offre inférieure avec suppléments ou conserver son offre. L'abonnement est mensuel ou annuel et se paie par carte bancaire (paiement traité par Stripe). La facturation suit le mois civil. En mensuel, l'offre de base est payable d'avance le 1er de chaque mois ; le premier mois, elle est due au prorata des jours, du jour du premier paiement (les jours d'essai ne sont jamais facturés) à la fin du mois (prix × jours restants / jours du mois). En annuel, l'offre de base est payable d'avance en une fois, au prix annuel, le jour du paiement, puis à la même date chaque année. Les salariés au-delà du minimum de l'offre et les options (« Extras ») sont toujours facturés au prix mensuel, sans remise annuelle, au prorata des jours (pour chaque jour, salariés non archivés au-delà du minimum et options actives ce jour-là, × prix mensuel / jours du mois), à terme échu le 1er du mois suivant, en mensuel comme en annuel. Le passage à une offre supérieure prend effet immédiatement jusqu'à la fin de la période en cours, dont la date ne change pas : la partie non utilisée de l'offre précédente est créditée et la nouvelle offre est facturée, au prorata des jours restants ; le Client paie la différence. Le passage à une offre inférieure ou le changement de cycle prend effet à l'échéance, à la demande du Client. Une facture est émise par PHOENIX GROUP à chaque paiement. L'option Pointage, lorsqu'elle est souscrite, est facturée pour tous les salariés du compte, qu'ils pointent ou non. En cas d'impayé, le Client est relancé pendant 7 jours, durant lesquels la publication de nouveaux plannings est suspendue ; au-delà, le compte est suspendu et l'accès responsable est limité à la page de paiement. En cas de suspension pour impayé, les données sont conservées et les salariés gardent l'accès au pointage. Pour réactiver le compte, le Client règle en un seul paiement, avant le rétablissement de l'accès : tous les jours écoulés depuis la fin de la dernière période payée, au prix mensuel de l'offre, y compris pour un abonnement annuel, au prorata des jours pour chaque mois civil entier ou partiel (prix mensuel × jours / jours du mois) ; aucun Extra n'est facturé pour ces jours, le compte étant limité au pointage, mais les Extras dus avant la suspension restent dus ; s'y ajoute le mois en cours, au prorata à partir du jour de la réactivation. Le détail est affiché sur la page de paiement avant le paiement ; l'accès complet est rétabli dès le paiement, puis l'abonnement reprend le 1er du mois suivant selon le cycle choisi. Des intérêts de retard au taux légal luxembourgeois et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement sont dus.

4 bis. Matériel (Pack Borne)

Le Pack Borne (tablette professionnelle 11", boîtier mural antivol fermé à clé, licence kiosque) est vendu, et non loué, au prix de 549 € HT l'unité (642,33 € TTC, TVA luxembourgeoise de 17 % en sus), payable à la commande. L'installation au Luxembourg est proposée en option à 149 € HT par site (174,33 € TTC). Le matériel est livré configuré ; la propriété est transférée au Client au paiement complet. Il bénéficie de la garantie légale de conformité.

5. Durée et résiliation

L'abonnement mensuel est sans engagement. L'abonnement se résilie à tout moment depuis la page Abonnement de l'application (administrateur du compte), après confirmation. La résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée : en mensuel, à la fin du mois civil en cours ; en annuel, à la fin du contrat annuel, l'abonnement annuel restant dû pour l'année entière et se renouvelant à la même date à défaut de résiliation avant son échéance. Jusqu'à cette date, l'accès reste complet et le Client peut annuler la résiliation. Aucun autre paiement n'est prélevé, à l'exception des Extras du dernier mois, facturés le 1er du mois suivant. À la fin de l'abonnement, l'accès à la gestion est suspendu ; les salariés peuvent encore pointer. Toutes les données du compte (salariés, pointages, plannings, documents) sont supprimées définitivement 30 jours après la fin de l'accès, sauf obligation légale de conservation (notamment les factures) ; la date de suppression est indiquée lors de la confirmation de la résiliation. Avant cette date, le Client peut demander l'export de ses données à support@workplan.lu. Un abonnement résilié ne peut pas être repris : pour utiliser à nouveau Workplan, le Client crée un nouveau compte, qui démarre sans aucune donnée. La suspension pour impayé n'est pas une résiliation : elle est régie par l'article 4.

6. Données personnelles

Pour les données des salariés du Client, le Client est responsable du traitement et PHOENIX GROUP est sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. L'accord de traitement des données (DPA) figurant dans la politique de confidentialité fait partie intégrante du contrat. Le Client est seul responsable de l'information de ses salariés et, le cas échéant, de la consultation de la délégation du personnel, notamment pour la géolocalisation et la photo au pointage.

7. Disponibilité et support

PHOENIX GROUP met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du service, hors maintenance annoncée. Le support est assuré par e-mail (support@workplan.lu) les jours ouvrés, selon l'offre souscrite. Des sauvegardes sont réalisées quotidiennement.

8. Responsabilité

Workplan est un outil de gestion. Les calculs (POT, heures supplémentaires, congés) reposent sur les réglages et données saisis par le Client et ne constituent pas un conseil juridique ou social. La responsabilité de PHOENIX GROUP est limitée aux dommages directs et plafonnée aux sommes payées par le Client au cours des 12 derniers mois.

9. Propriété intellectuelle

Le logiciel reste la propriété de PHOENIX GROUP. Le Client reçoit un droit d'utilisation non exclusif et non transférable pour la durée de l'abonnement. Les données saisies restent la propriété du Client.

10. Modifications

PHOENIX GROUP peut modifier ces conditions ou ses prix avec un préavis de 30 jours par e-mail. Le Client peut résilier avant l'entrée en vigueur.

11. Droit applicable

Les présentes conditions sont soumises au droit luxembourgeois. Tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux de Luxembourg-Ville.